IT日报：告别繁琐，拥抱高效：Atlassian Automation 加速 Confluence、Jira 和 JSM 之间的工作

根据 Atlassian 发布的《2024 年团队状况报告》，企业高管估计，仅有 24% 的团队在从事关键任务的工作。这意味着大部分时间可能被浪费在了那些重复性高、繁琐且价值较低的工作上。如果有一种方法可以让这些低效的任务“自动完成”，岂不是能让团队专注于更有意义的工作？答案是肯定的——这正是 Atlassian 自动化的使命所在。

目前，Atlassian 自动化功能已在 Jira、Confluence 和 Jira Service Management 中提供。

通过 Atlassian Automation，流程中的每位相关人员每月在行政工作上都能节省多达 60 小时。

—— Mike Hayes，Rivian 高级架构师

Atlassian Automation 的优势

Atlassian Automation 的功能简化了工作流程，极大地提升了效率，使团队能够更加专注于创新。通过利用这一功能，团队可以实现以下目标：

• 消除瓶颈

• 扩展运营能力

• 提升生产力

我们估计，仅我的团队通过 Jira 自动化每月就节省了超过 150 个小时。

—— Jeff Lai，Canva，内部基础设施团队

Atlassian Automation 的核心用例

Atlassian Automation 有无数种方式可以用来提高效率并管理内部流程的复杂细节。这些自动化应用涵盖了跨行业的各种使用场景。

到目前为止，我们已经构建了超过 200 条自动化规则。即使每条规则每天只为公司节省两分钟，那每年也能带来近 1,500 小时的运营时间节省。而这还没有计算上下文切换或生成报告所需的时间。现在，一切都触手可及。

1. 保持内容和工作最新

• 定期检查和更新文档 ：例如，在 Confluence 中设置规则，提醒相关负责人更新过期页面，或者自动归档不再需要的内容。

• 同步任务状态 ：在 Jira 中，当某个任务的状态发生变化时，自动通知相关人员或更新关联的任务。

• 减少手动维护 ：通过自动化，避免因信息陈旧或任务遗漏而导致的混乱。
• 
  
  

  您可以通过以下方式大规模管理 Confluence 中的内容：

• 定期归档过时内容：通过设定计划，定期清理空间中不再使用的内容，减少杂乱无章的信息堆积。

• 自动标记内容：为页面添加标签，优化内容的分类和可搜索性，让团队能够更轻松地找到所需信息。

• 利用 AI 提升日常任务效率：例如，自动生成会议记录并向团队发送邮件，或者分析内容中的特定主题或关键词，并根据分析结果采取相应行动。

  
  

  通过以下方式，在管理 Jira 项目时减少“与工作相关的工作”：

• 保持工作最新：根据特定触发条件，自动更新 Jira 问题在开发生命周期各个阶段的状态。例如，当拉取请求合并后，问题可以自动从“评审中”状态转换为“已完成”。

• 自动分配任务：根据预定义的条件（如工作量、专业技能或轮转分配）自动将问题分配给团队成员，从而实现高效的任务分发。

• 标准化团队流程：通过自动化操作来简化冲刺管理，例如自动启动新冲刺、关闭已完成的冲刺，并将未完成的问题移至下一个冲刺。

  

  2. 暂停流程以进行更新 ：
  我们发现的第二个强大的自动化用例是将正确的工作分配给正确的团队，从而减少上下文切换、保持团队目标一致，并确保项目按计划推进。
  通过 Confluence 自动化功能，当任务接近截止日期时，您可以通过首选的沟通渠道（如 Slack、电子邮件或 Microsoft Teams）自动触发通知，而无需手动操作。这确保了团队成员不会错过重要任务，同时减少了因遗忘而导致的延误。
  当一个新的服务请求到达时，您可以根据团队的工作量或专业能力，将其自动分配给正确的团队或主题专家。无论是技术团队（如开发或 IT 支持），还是非技术团队（如人力资源、市场营销或财务），这种自动化都能确保每个请求都能被适当地匹配到合适的处理人员，从而提升效率并减少错误。
  在发生事件的情况下，您可以通过 Jira Service Management 自动创建一个 Slack 频道、Microsoft Teams 聊天群组或其他会议形式，以加速团队协作。这种自动化能够在紧急情况下快速拉齐相关人员，缩短响应时间，从而更快地解决问题。
  大多数团队每天需要在数百种工具和流程之间来回切换。这不仅让团队难以明确最佳协作方式，还常常阻碍生产力。Atlassian 自动化通过标准化流程，帮助团队简化协作，减少人为错误和知识碎片化问题。
  通过 Confluence 自动化，您可以在创建新项目或空间时，自动构建一套标准化的流程，例如自动生成一组页面模板或重复性任务。团队还可以利用智能按钮来启动简单的流程，只需单击一下，即可更新页面权限、向团队成员发送邮件以及更新页面状态。这种功能不仅简化了复杂操作，还确保了流程的一致性和高效性。
  通过使用 Jira 自动化，您的团队可以自动启动新冲刺、自动关闭已完成的冲刺，并将未完成的问题自动移动到下一个冲刺。这种自动化功能帮助团队更高效地管理迭代流程，减少手动操作的时间和出错的可能性，同时确保项目进度始终清晰可控。
  当事件发生时，每一分钟都至关重要。通过 Jira Service Management 的自动化功能，您的团队可以自动对告警进行分类，将关键告警升级为事件，并为团队提供适当的指导以更快地解决问题。团队甚至可以通过第三方连接器自动分类告警，从而减少上下文切换并提升跨职能协作效率。
  
  

• 通过以下方式大规模管理问题和告警更新：

• 1. 基于问题或告警更新动态调整字段和状态：根据任何相关的问题或告警更新，自动创建或修改问题和告警的字段及状态。

• 暂停自动化操作 ：在进入下一步之前，可以暂时暂停自动化规则，最长可暂停 15 分钟。
• 基于告警事件的延迟 ：为规则添加延迟，直到满足某些上游条件为止，例如告警进入特定状态或优先级水平。

• 等待第三方响应 ：当使用支持的“等待响应”功能时，可以指定规则等待的时间，并选择是否在未收到响应的情况下继续执行。

• 将正确的工作交给正确的团队

• 在 Confluence 中自动触发通知

• 通过 Jira 自动分派服务请求

• 使用 Jira Service Management 自动创建沟通渠道

• 标准化流程

• 使用 Atlassian Automation 更好地聚焦战略性工作

• Atlassian Automation 让您的团队能够专注于真正重要的工作。它既易于业务团队使用，又足够强大，能够满足技术团队的复杂需求。对于已经在 Atlassian 平台上协作的团队，不妨查看我们的预置模板和 Rovo 代理工具，它们可以帮助您轻松处理繁琐的任务，为您的组织赢得竞争优势。

• 无论是简化流程、减少手动操作，还是优化资源分配，Atlassian Automation 都能帮助团队从日常琐事中解放出来，将更多精力投入到战略性、高价值的工作中。