IT日报：最佳实践 | 如何使用 Atlassian 工作管理工具打破信息孤岛并促进协作

如何击败沟通的头号障碍，避免工作漏掉关键环节？

如果工作场所存在超级反派，其中之一可能会被命名为“信息孤岛”，因为它能够破坏公司生产力和协作。信息孤岛的出现是因为公司使用太多脱节的工具来完成工作，导致团队花数小时才能就任何事情达成一致意见。这种沟通和协作障碍会导致工作出现遗漏。

能够将所有工作集中在一个连接的地方完成的工具是击败这种邪恶敌人的超级英雄。工作管理系统是利用工具和工作技巧来管理时间、资源、团队和任务。它使公司能够沿着清晰的战略道路前进，改善团队协作、沟通和联系。

下面，我们将介绍以下 Atlassian 工具和功能：Jira（用于项目管理）、Confluence（用于连接的知识中心）、Jira Product Discovery（用于构思和优先排序），以及 Atlassian Home 中的目标（用于跨团队、项目和任务的即时更新）。让我们深入了解如何使用这四个超级工具来击败信息孤岛的恶势力。

1. 实时了解跨团队的工作状态

使用 Jira，您可以根据需要查看工作。组织中的每个人都可以用最适合自己的方式可视化和跟踪工作进度。

Jira 看板和列表视图

假设您是营销经理，正在与所有参与项目的团队召开会议。从看板或列表视图开始，并使用“按分组查看”功能过滤该视图，以查看以下方面：

状态更新：查看哪些部分已准备好进行审核
负责人：查看团队中的每个人正在做什么
优先级：优先处理最重要的任务和操作项目
Jira 时间线视图
Jira 的另一个有用功能是时间线视图，它非常像甘特图。在此视图中，您将按日期查看任务和子任务列表，您可以根据进度更新进行扩展或缩小。
您还可以在此视图中创建依赖关系，该依赖关系会自动相应地调整时间线上的开始日期和结束日期，从而确保一个任务在另一个任务完成之前不会开始。这有助于团队成员掌控他们的工作和截止日期，同时允许您作为经理确保任务按正确顺序完成，并且不会过载团队带宽。
Jira 日历视图
Jira 日历视图可以轻松查看所有团队内部和跨团队的任务截止日期，从而节省时间并避免不必要的会议。
例如，Jira 日历允许您引入另一个团队的日历，例如“平台开发”团队的日历。现在，您可以查看发布日期以及他们跟踪进度的方式，从而增强与软件团队的协作。
此外，如果您想仔细检查所有任务是否都已涵盖，可以按“未安排”组织日历视图，并找到任何没有截止日期的任务。然后，将任务分配给有能力完成任务的人员。然后，该团队成员将收到有关新任务的通知，并且如果他们有任何问题，可以异步与您联系。
Jira 摘要视图
Jira 摘要视图以进度仪表盘的形式提供项目概览。这是一种简单的方法，可以让你在一个地方全面了解项目取得的进展。在摘要视图中，您将看到：
任务状态的快照，例如“待办事项”、“正在评审”或“已完成”，以确定可能存在瓶颈或值得庆祝的原因
优先级细分，了解哪些任务优先于其他任务，并确保区分准确
项目中涉及的工作类型，以评估是否需要招募具有独特功能的团队成员
总体工作量，帮助您查看团队成员的带宽，确保没有人超负荷工作

2. 使用表单管理跨职能工作请求

表单是一种简单高效的方式来改善跨职能团队的沟通和信息交换。在 Jira 中，表单功能使整个组织的团队能够请求任务、故事、资源或收集其他信息。

使用 Jira 表单，您可以：

帮助您直接团队以外的人员向您的项目团队发送工作或任务请求。
从其他团队和利益相关者那里收集正确的信息，帮助您简化重复工作流程中的依赖关系。
按类型组织表单，确保请求类别清晰，以便分配给合适的人员。

例如，假设您的公司正在推出新产品。作为营销团队负责人，您需要来自其他部门的额外信息才能出色地完成工作。在 Jira 中，创建一个资源表单并与产品经理、设计师和工程师共享。对于设计师和工程师，可以添加请求图像和屏幕截图的特定说明。对于产品经理，请请求营销材料中需要强调的关键讨论点和产品功能。

每个表单都可以包含其他关键字段，使每个人都保持同步并按计划进行。从截止日期到优先级级别，保持您的表单一致，并填写相同关键信息，将帮助您维护团队之间有效的沟通和协作。

3. 提供全组织更新，让每个人都了解情况

将全组织更新添加到一个集中式的真相来源，供每个人了解情况并推动业务影响。在 Confluence 中，发布更新的空间是首页。首页就像一个虚拟中心，团队可以快速了解公司正在发生的事情，或者直接跳回最近的工作。

在首页，您可以查看最近的文章或待办事项，导航到您正在工作的各个空间，或者使用模板或从头开始创建一个新的 Confluence 页面。

例如，您是需要整理全体会议总结文档的项目经理。您可以创建一个新的 Confluence 页面并使用会议模板。这包括每个团队迄今为止取得的成就和仍需要开展的工作的更新。突出需要解决的问题，并留出一个空白部分来讨论构建新产品的想法以及下一步的行动项目。

请记住，即使会议结束后，这也是一份可以更新和组织的动态文档。在必要时标记相关利益相关者以获取他们的意见或请求后续行动。

回到首页，公司里的每个人都可以查阅该页面，以了解更多有关会议进展情况以及项目进度。

4. 通过智能链接嵌入来自其他工具的相关工作

Confluence 智能链接是另一个帮助打破团队之间信息孤岛的便捷功能。智能链接允许用户在任何 Confluence 页面中嵌入来自其他 Atlassian 工具的相关工作。这使团队能够共享各种动态项目视图和日程表，以便其他人可以直接从 Confluence 的同一中心文档中了解更改。换句话说，您永远不会丢失上下文，并且始终保持最新状态，即使在其他工具或页面中进行更改时也是如此。

添加智能链接时，您可以通过将鼠标悬停在链接上预览链接的页面，或者将其插入为嵌入式视图。此外，您还可以直接在 Confluence 页面中编辑嵌入的页面。

例如，假设您的设计团队正在 Confluence 中处理设计冲刺页面。在页面中，他们可以复制并粘贴来自 Jira 的日程表链接，以便每个人都可以在设计冲刺页面中查看所有截止日期和任务。您或任何其他团队成员对日程表进行的任何更改都会自动反映在嵌入式日程表和 Jira 中对应的日程表中。

另一个选择是将来自 Jira Product Discovery 的产品路线图智能链接添加到 Confluence 页面中，以展示该设计冲刺如何融入当前正在进行的所有产品想法的更广泛路线图。

5. 从中心位置集思广益并投票产品想法

改善团队协作的一部分，包括以透明高效的方式就想法达成共识。Jira Product Discovery 的想法功能可以帮助您实现这一点。

当您将想法添加到 Jira Product Discovery 中时，为其他团队成员提供背景信息非常重要。这可能包括指向先前设计冲刺或路线图的相关文档的链接，以便利益相关者可以了解项目如何在您的时间线中拟合。然后，利益相关者可以添加自己的见解、留下评论或讨论您想法的可行性。产品团队成员和利益相关者还可以评估影响以及实现这些想法所需的努力。

假设营销人员添加了一个忠诚计划的想法，他们希望将其应用于您公司的产品。该想法的目标，在这种情况下，是“取悦客户”。这使其他人清楚地了解建议想法的目的。如果有研究支持该建议，他们可以将该链接留在评论中或添加他们自己的见解来支持他们的想法。

然后，来自产品和工程师团队的成员可以投票他们是否喜欢这个想法，并说明他们投票的原因。产品经理会根据该想法的赞成票数、可行性和值得实施性做出最终决定。然后，他们可以在 Jira 中添加一个史诗任务并将它连接到他们的平台开发团队。这会将其添加到软件工程师开始工作的队列中，再次展示了 Atlassian 工具和使用它们的跨职能团队之间无缝的连接。

6. 跨组织设定和跟踪团队目标

Atlassian Home 中的目标功能是让团队在实现组织目标方面保持透明的绝佳方式。借助 Atlassian 目标，管理人员和高管可以查看为实现目标所取得的增量进展。

假设您在年度计划会议期间确定您的主要目标是在所有部门采用人工智能技术。每个部门都需要添加和组织实现该目标的里程碑。

Atlassian 目标会映射到工作，所有人都可以看到并且会定期更新，因此每个人都可以同步了解进展情况，并且可以通过几次点击轻松深入了解细节 - 谁、做什么以及何时做。团队和组织范围的目标不再是“设定后遗忘”的流程 - 它们会按月更新节奏。Atlassian 目标现在可以在新的个性化 Atlassian Home 中找到，供每个领导者和团队成员使用。

不要让信息孤岛阻碍您的组织发展

信息孤岛是任何组织的致命弱点。但仅仅因为它们拥有阻碍员工成功工作的邪恶力量，并不意味着您对它们无能为力。正如我们今天所讨论的那样，通过使用适当的 Atlassian 工具和流程，您可以消除信息孤岛的邪恶力量。

来源：

时间：2024-07-15

返回列表