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IT日报：传统项目管理 vs. 敏捷框架：Jira Align 带您体验高效项目管理！

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Jira Align 是 Atlassian 推出的企业级大规模敏捷转型工具，专为连接企业战略规划与执行设计。Jira Align 通过目标和关键结果（OKR）帮助组织确保所有团队都朝着共同目标努力，同时采用精益投资组合管理（LPM）方法优化资源配置。

Jira Align 支持多种敏捷框架，提供一套全面的资源和解决方案，使大型组织能够在快速变化的市场中保持竞争力，实现业务价值最大化。

传统项目管理和敏捷框架是两种截然不同的项目管理方法。传统项目管理遵循线性工作系统，要求团队必须完成每个项目阶段才能进入下一个阶段。敏捷方法则鼓励团队同时开展项目不同阶段的工作。

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然而，在组合管理层面，这两种方法的实践却很相似。角色可能会有所变化，但我们的活动会融入一些敏捷元素。并不一定非要完全按照 Scrum 流程开展工作，但至少要在组合管理的以下两个层面引入敏捷元素：
  1. 战略与执行的敏捷对齐

  2. 预算的敏捷性

这两个要素是精益组合管理的关键步骤。
传统项目管理模型主要包含以下 4 个方面：

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1. 项目计划

计划过程是传统项目管理模型的关键部分，因此项目时间表的大部分时间通常都花在了计划上。
传统项目管理方法需要遵循清晰定义的执行顺序，项目阶段不会在获得最终批准之前推进。一旦某个阶段完成，就很难且代价高昂地重新审视之前的阶段。

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项目通常会分解成以下阶段：
  • 需求分析
  • 设计
  • 编码
  • 测试

  • 部署

每个阶段都包含依次执行的任务/子任务。通常，一个任务会依赖于之前的一个任务。甘特图是最常用的传统项目管理可视化趋势，它会绘制在时间线上。时间线可以涵盖周 → 月 → 季度 → 年。

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对于项目的每个阶段，以下都是关键要素：
  • 任务分解
  • 谁负责每个任务
  • 依赖关系管理
  • 资源规划
  • 每个阶段将持续多长时间的时间线
  • 详细文档
  • 定义明确的开始日期和结束日期

  • 进度跟踪

如何在 Jira Align 中进行管理？

传统项目管理方法通常包含需求分析、设计、编码、测试、部署等阶段。从项目启动到项目收尾活动理想情况下是连续进行的，可能会有一些重叠。通过 Jira Align 中的路线图 (Roadmap) 可以实现这一点，无论持续时间和里程碑如何。

路线图（甘特图视图）用于计划
就像甘特图视图一样，需求分析、设计、编码、测试和部署等阶段，

  • 可以在 Jira Align 中按月/季度/年度进行规划：

  • 可以通过路线图查看每个阶段的进度（未开始、进行中...）

  • 可以为计划的每个阶段设置目标开始日期和完成日期

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除了规划阶段之外，还可以将阶段分解为任务，并可视化任务的状态和持续时间（包括开始日期和结束日期），以及基于底层任务或子任务进度的完成百分比。image.png

甚至可以用于进度跟踪的甘特图视图，因此您不仅可以计划阶段和基础任务，还可以跟踪进度以及映射每个阶段（包括基础任务）的关键里程碑和开始/结束日期。

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如果需要，也可以按周的粒度进行操作。

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2. 依赖关系和风险管理

依赖关系
在传统项目管理模型中管理依赖关系的第一步是识别它们。这可以通过多种技术来实现，例如创建工作分解结构 (WBS) 来分层表示项目的范围、可交付成果和任务；利用网络图通过箭头指示方向和依赖关系类型来直观地显示项目的任务及其依赖关系；采用甘特图直观地表示项目的进度、任务和依赖关系，其中条形图表示任务的持续时间和重叠。拥有用于识别和可视化这些依赖关系的工具至关重要。
管理依赖关系是产品开发（尤其是在瀑布模型中）的一大挑战。依赖关系是指任务、阶段或项目之间影响其顺序、持续时间或质量的关系。当团队没有交付增值部分所需的一切时，就会产生依赖关系。依赖关系充当团队之间的协议，确保承诺得到同意并且工作按时完成。
如何在 Jira Align 中进行管理？
在 Jira Align 中，我们的客户会在任务、阶段或外部实体之间创建依赖关系。许多客户使用依赖关系管理来确保团队协同工作，按时完成工作。
依赖关系可能针对以下内容创建：

  • 阶段（设计/开发/测试等）
  • 阶段下的任务

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  • 团队之间的依赖关系
  • 团队与阶段或阶段与团队之间的依赖关系

  • 团队/阶段与外部实体之间的依赖关系

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依赖关系会根据进度经历以下状态：
  • 未承诺
  • 已承诺

  • 已完成

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以下是标准依赖关系管理流程的步骤：
  1. 进行沟通
  2. 请求方创建依赖关系
  3. 响应方审查依赖关系并执行以下操作之一：
    • 提议新的迭代（请求方和响应方将进行迭代）
    • 拒绝依赖关系

    • 承诺完成依赖关系

  4. 为满足依赖关系，关联用户故事
  5. 请求方或响应方可以阻止或更改协议

  6. 响应方交付依赖关系工作成果

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风险管理

风险管理是任何项目管理不可分割的一部分。然而，每种项目管理方法都采取不同的风险管理方式。风险管理周期在初级层面主要包含四个阶段：风险识别、评估、处理和控制。
传统项目管理采用预测性风险管理，强调风险预测和分析。项目经理会确定单个风险的发生概率和项目影响。通过尽早识别和优先排序风险，项目团队可以在它们发展成严重问题之前加以解决。风险管理试图在项目开始之前或开始时识别和评估风险。


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在 Jira Align 中您可以：
  • 创建风险并添加描述
  • 选择发生概率、影响、风险是否位于关键路径上
  • 为阶段（如分析、编码、测试、部署）或阶段中的任务提出风险
  • 标记风险将影响的季度
  • 链接计划中已经创建的阶段或任务
  • 添加应急计划或缓解计划等信息
  • 决定是否将这些信息字段设置为强制或可选

  • 添加网络链接和/或附加文档

3. 目标与关键成果 (OKR)

OKR 帮助项目经理概述并实现他们的目标。您可以设定一个目标，然后提出希望看到的关键成果。OKR 可以帮助分析和理解您在项目中需要扮演的角色以及需要完成哪些任务。
项目管理的 OKR 概述了您需要完成的目标或成果以及实现这些目标或成果的路径。
除了提供设定目标和实现目标的清晰思路之外，OKR 还可以直接促成公司的成功。
您要建立长期和短期目标并制定行动计划来实现这些目标。
在传统项目管理中，所有任务都是从上层下达并分配给团队成员的。由于这种层级结构，团队成员偶尔会以与预期不同方式完成任务，或者花费的时间比预期长得多才能完成任务。
这两个问题都根源于沟通不足以及对项目成果的误解。误解会导致返工，进而导致沮丧。沮丧会导致错过截止日期，最终可能导致重大经济损失。
Jira Align 如何管理这些问题？

OKR 中心提供了相关目标和战略目标之间的父子层级关系的表示形式。使用此报告可以了解您在组织不同层级设定的战略目标和目标之间的关系，并确保子目标和目标的制定方式能够告知上一层级。

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OKR 中心在 Jira Align 中的功能：

  1. 页面筛选器：按层级、团队等筛选目标和战略目标列表。

  2. 快速筛选器：根据目标的状态（按计划进行、处于风险中、偏离计划或已完成）进行筛选。

  3. 显示的列：显示或隐藏目标树视图上的列。

  4. 导出：导出目标和关键成果以在 Jira Align 外部使用或与利益相关者共享。

  5. 目标摘要和展开：查看目标摘要以查看其子目标。注意：对于项目目标，基于阶段的目标将与基于任务的目标一起显示。

  6. 其他表格列：有关您的目标和战略目标的其他信息。

  7. 操作：查看父子目标的家族树式层级视图。

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目标树报告以可视化形式呈现了相关目标及其总体战略目标之间的层级关系。您可以看到目标和目标之间的父子关系，以列表或家族树视图的形式链接在一起。

此视图还可以帮助您可视化您在组织不同层级设定的目标和目标之间的关系，并确保子目标和目标的制定方式能够告知上一层级。

4.项目预算

使用传统项目管理方法的项目的预算通常是固定的，因为项目从开始到结束都是确定的，因此在项目中期更改预算的空间较小。提高预算的敏捷性可以带来收益，如下面的场景所示。
这是一个关于传统项目预算僵化可能会导致问题的示例：
假设您有两个项目，项目 A 和项目 B，这两个项目都获得了批准，可以在明年进行。
这两个项目：

  • 都获得了 10 万美元的资金
  • 预计运行一年

  • 预计在执行结束时获得 100 万美元的收益

6 个月后，

  • 项目 A 已使用 5 万美元，进展顺利；它将按照状态和预算完成剩余的 5 万美元。

  • 项目 B 已使用 7.5 万美元，需要再投入 7.5 万美元才能完成，这表明由于额外需求导致超支。

但是，进一步调查显示，尽管需要更多资金，但项目 A 的商业案例保持不变，预计在执行结束时仍能获得 100 万美元的收益。
在传统基于项目的预算中，由于现有资金已经全部分配，因此为项目 B 获取更多资金将非常具有挑战性。然而，组织内部的资金可用性有限。
提出的解决方案是将项目 A 剩余的资金重新分配给项目 B。虽然这可能意味着错过潜在的 100 万美元收入，但通过有效执行项目 B，它将带来总共 300 万美元的收益。
尽管这种方法具有潜在的收益，但由于传统预算系统中存在既有承诺（例如与每个项目的剩余资金相关的供应商合同和人力资源分配），因此在传统预算系统中将资金从项目 A 转移到项目 B 仍然存在挑战。该系统旨在收集用于项目的资金，然后有效地执行该项目中的任务。
一种可能的替代方法是保持未使用的资金可供使用，同时根据项目评审里程碑定期发布基于阶段的资金，或者转向季度评审，根据项目的可行性或与战略目标的一致性来优先排序项目。然而，由于固定资源分配和当前工作方式相关的成本开销，实施此类变更可能需要团队和项目进行重大调整。

建议替代传统方式，而是转向对价值流进行融资。每季度资助支持价值流的项目，可以确保资源被用于提供符合组织目标的解决方案。

建立长期团队允许在项目之间无缝重新分配资源，而不会在项目之间转换时破坏团队动态。这使项目能够根据不断变化的路线图随着时间的推移进行工作优先级排序，从而实现工作的顺利延续。
在投资组合层面，实施投资组合看板可以简化评估和决策过程，以便根据新项目的投资回报率、商业案例以及与战略主题的一致性来对新项目进行评估和决策。这支持根据不断变化的业务场景进行动态预算调整，相比最初的估计而言。
这种方法侧重于资金分配，同时支持关键项目的优先级排序和执行，并由业务、管理团队和相关利益相关者之间的协作所指导。这些项目可以在执行过程中进行优先级排序，同时让各种利益相关者参与其中。一个适应性的系统可以促进在不同投资之间进行转换，以尽量减少战略中断。

来源：
时间：2024-04-02
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